374[ 自分を守る仕事術 ]
◎『仕事を抱え込みがちなあなたへ』
・・・仕事をついつい 抱え込んでしまいがちな方が「やってはいけないこと」:2 つの重
要なポイントがあります。
<1.安易な「即答」>:1 つ目は、 仕事の依頼に対して「即答」することです。
仕事を頼まれた際、 つい「はい、わかりました」とすぐに返事をしてしまうことはあ りませんか?
このように即答する癖がありますと、ご自身の仕事 の状況を冷静に判断する前に引き受けてしまい、
結果的に仕事を 抱え込みがちになります。
そのため、すぐに返事をするのは避け たほうがよいでしょう。
一般的に上司が部下一人ひとりの仕事量 を常に完璧に把握しているとは限りません。
多くの場合、上司自 身も自分の仕事で手一杯です。
そのため、部下の状況を深く考慮
する余裕がなく、自分の業務を減らすために仕事を割り振るケー スも少なくありません。
そのような状況で安易に「はい」と答え てしまいますと、上司は「引き受けてくれるのだな」と認識し、
その時点で仕事の割り振りは完了してしまいます。
たとえあなた の仕事がすでに手一杯だったとしても、即答してしまった後では 断りにくくなってしまいます。
・・・そこでおすすめしたいのが
「ペンディング法」です。
これは、依頼に対してすぐに「できま す」と答えるのではなく、あえて一度持ち帰って検討する時間を 作る方法です。
例えば、「はい、承知いたしました。
一度、現在の状況を確認してからお返事させていただけますでしょうか」と いった形で返答します。
このとき、「今日の夕方までにはお返事 します」や「明日の朝一番にご連絡します」のように、
いつまで に返事をするか期限を明確に伝えることが重要です。
これにより まして、仕事に真摯に取り組む姿勢を示しつつ、
ご自身のキャパ シティを冷静に判断する時間が確保できます。
検討した結果、も し難しければ「現在、◯◯と△△の業務を抱えており、
追加でお 引き受けすると少しお時間をいただくかもしれません」といった 形で相談することも可能です。
<2.「報連相」を怠ること>
:2 つ目にやってはいけないこと は、「報連相(報告・連絡・相談)をしない」ことです。
仕事を 抱え込みがちな人は、この報連相が苦手な傾向にあります。
では、 なぜ報連相ができないのでしょうか。
その背景には、「こんなこ ともできないと思われたくない」
・「評価を下げたくない」
・ 「上司の時間を奪うのは申し訳ない」といった、他者からの見え方を気にしすぎる気持ちがあります。
相手を気遣うあまり、ギリ ギリまで問題を一人で抱え込み、
どうにもならなくなってから状 況が発覚するというケースは少なくありません。
そうなりますと、 上司から「なぜもっと早く言わなかったんだ」と叱責され、
かえ って評価を下げてしまうことになりかねません。
・・・報連相を 上手に行うコツは、報告するタイミングを「あらかじめ宣言して おく」ということです。
そうすれば、「いつ言おうか」・「忙し そうだから後でにしよう」などと悩む必要がなくなります。
タイ ミングの宣言には、主に 2 つのパターンがあります。
1仕事を引 き受ける際に、「この件につきましては、毎週月曜日に進捗をご 報告します」といったように、
定期的に報告するタイミングを決 めます。
こまめに状況を共有していれば、たとえ進捗が思わしく なくても、いきなり責められることは少なくなります。
2「まず 下書きができた段階で、一度内容をご確認いただけますでしょう か」というように、
業務の特定のフェーズで報告・相談すること を伝えます。
これによりまして、早い段階で方向性のズレなどを 修正でき、手戻りを防ぐことにも繋がります。
<まとめ:自分と周囲を守るための仕事術>
仕事をついつ い抱え込みがちな人がやってはいけないことは、
「安易な 即答」と「報連相をしないこと」の 2 点です。
これらを改 善するだけで、ご自身の仕事の状況を周囲に正しく理解し て頂き、
業務を抱え込みすぎるのを防ぎ、結果としてご自 身の評価を守ることにもつながります。
仕事では、自分の 責任ではない予期せぬトラブルも起こり得ます。
しかし、 状況の報告を怠ったり、明らかに遂行不可能な仕事を引き 受けたりすれば、
それは自分の責任問題になりかねません。
今回ご紹介いたしました方法が、ご自身と周囲の双方にと って不幸な事態を避けるための一助となれば幸いです。
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